Sämtliche Tätigkeiten zur Instandhaltung können vertragsabhängig kaufmännisch verfolgt werden. Dies ermöglicht die schnelle Prüfung eingehender Rechnungen. IMS „kennt“ alle SOLL-Tätigkeiten und unterscheidet dabei u.a. nach Zeiträumen und Verträgen. Die Prüfung von Rechnungen wird digital vermerkt. Jede Anlage „kennt“ daraus ihre Rechnungen und Rechnungsverläufe. Umgekehrt „kennt“ jede Rechnung ihre Anlagen und Leistungstermine.

Begleitend werden Buchungsbelege automatisch erstellt. Dabei wird u.a. nach Sachkonten und Nebenkosten unterschieden.

Die Rechnungsablage erfolgt im digitalen Rechnungsarchiv. Jede Rechnung behält dabei ihren Bezug zum Kreditor, Leistungszeitraum, Gebäude und zur Anlage. Rechnungen und Buchungsbelege können rechteabhängig aus verschiedenen Verfahrenssituationen eingesehen werden.